IT企業のIT投資

仕事効率化, 経営・マネジメント

【経営 事上磨錬】~シナプス社員ブログ~
中小企業の経営ノウハウ、シナプスで実践中の取り組みについて、代表取締役社長 藤本が解説します。

 

シナプスイノベーション代表取締役の藤本です。
今回は、IT企業である当社が、自社でどんなIT投資をしているのかをお話したいと思います。

 

IT企業は意外にIT投資に消極的です。
主観ですが、特に下請開発や技術者の客先常駐が中心の企業にこの傾向があるように思います。
現在IT企業は好況で、こうした業態の企業は黙っていてもいくらでも仕事が取れるので、ITに限らず投資全体への意欲が低いのではと、私は仮定しています。

 

しかし当社では、コストがかかるのは承知の上で、積極的にIT投資を行っています。
過去導入に成功したものとして、ERP、プロジェクト管理ソフト、仮想サーバーなどがあります。
これらを導入したことにより、生産性が向上し、経営効率が劇的に高まりました。

 

 

当社が投資を行うのは、未来へ備えるためです。

企業が生き残り続けるには、常に未来を予測して、それに備えることが必要です。
自社の将来を冷静に見極め、現状を維持していると収益が悪化するとか労働時間が増大するとかいった問題が予測されたとき、それに備えるために投資をするのです。

 

私たちは未来を予測した結果、今後長く存続するためにはシステムインテグレーターからソフトウェアメーカーへと業態を変えるべきだと、数年前に決断しました。
そしてそれを実行するにあたって行ったのが、次のようなIT投資です。
①SFA(営業支援ツール)の入替
②MA(マーケティングオートメーション、マーケティング支援ツール)の導入
③Web会議システムの入替

さらに、④グループウェアの入替も検討中です。

 

たとえば①で挙げたSFAの入替は、ソフトウェアメーカーとして活動するのに、それまで利用していた製品では機能不足だったために行いました。

 

それまではSFAを、単に営業活動の履歴を管理するツールとして利用していました。
しかし自社製品を販売するとなると、それだけでは足りません。
多くのソフトウェアの中から私たちの製品を選んでいただくために、具体的な商談以前のデータを緻密に管理する必要があります。
HPやイベントを通じて当社に興味を持ってくださった方の情報をとりまとめ、その後のフォロー状況を追い、今後の見通しを一括してキャッチするのです。
加えて、製品を導入したお客様や拡販してくださるパートナー様のための機能もなくてはなりません。
お客様サポートや、製品情報開示の機能が必要です。

 

これらをカバーできることに加え、ユーザーインターフェースの変更が柔軟であること、簡易な分析ツールがあること、他のアプリケーションと簡単に結合できること、グローバル対応していることを重要な条件として、製品を選定しました。

 

無事入替を終えて、多くの効果を実感しています。

 

まず、労働時間を抑制する見通しがついたことです。
新しいSFAを導入する過程で、属人的な面のあった営業プロセスが標準化されました。
このツールを基盤とする②MAの導入も進めています。
標準化と自動化によって、事務にかかる時間の削減が見込めるようになったのです。

 

従来通りのオペレーションを続けていたら、売上を伸ばすためには必ず労働時間も比例して増やさなければならなかったはずです。
しかし、新しいツールを使って業務のあり方を見直したことで、その懸念がなくなりました。
今後は既に導入済みのERPとも連携して、さらなる事務負荷削減に取り組むつもりです。

 

もう1つの大きな効果として、時間や場所の制約を受けないコミュニケーションが確立できたことが挙げられます。

 

たとえば私自身、かつては営業活動をマネジメントするため社員に直接報告を求めていました。
これでは、お互いの時間と場所の都合がつかないと意思判断が遅れてしまいます。

 

しかし様々な情報を管理できるSFAを導入したことで、いつでもどこにいてもサマリー情報のグラフを見たり、進捗状況をチェックしたり、気になる商談の情報をチャットで捕まえたりできるようになりました。
こちらから見にいかなくてもシステムから適宜リマインドがあるので助かっています。

 

特に当社では、営業活動を営業担当個人ではなくチームで行っているため、時間と場所に阻害されないコミュニケーションがとても重要です。

 

チームにはセールスに加え、マネージャ・マーケター・インサイドセールス・エンジニア・コンサルタントなど様々な職種のメンバーがいます。
それぞれ専門職務を持っているので、いつでも全員が顔を合わせているというわけにはいきません。
また同じ事業所に所属する人だけでチームになるとは限らず、複数拠点で一緒に仕事を進める場合もあります。
このような体制で円滑に活動するためには、ITの力が不可欠なのです。

 

離れたところにいる人同士でチームワークを発揮するためには、更なる相乗効果を見込んで③Web会議システムの入替も行いました。
これも元々別のツールを利用していたのですが、複数拠点での通話、鮮明な画像と音声を求めて見直しました。

 

その結果、自宅やお客様のオフィス等も含めた複数箇所をつないだ会議、移動の車中からの会議参加など、これまでには考えられなかったことが次々実現しています。
また必要に応じてオフィス同士を常時Web会議で接続し、まるで隣に並んで働いているようにする仕組みもあります。
これはツールの入替以前から行っており、今ではすっかり当たり前のものになりました。

 

最近だと、システム上の会議室に名前をつけて、どの名前の部屋を使うかによってその会議の主題を明らかにするという取り組みを始めました。
あくまで例ですが、人事など重要な情報を取り扱う会議は「国会議事堂」でやる、みたいな感じです。
さらに、ホワイトボードの代わりに使うタブレットPCの購入や、よりチームでの仕事が円滑になるよう④遠隔作業と相性の良いグループウェアへのツール入替も考えています。
大阪・東京・名古屋の国内3拠点はもちろん、英国にある子会社でも同じように仕事ができるよう、今後導入するツールはできるだけ世界標準のものを選ぶつもりです。

 

IT投資をするのとしないのとでは、企業の成果はまるで違ってきます。
セールストークとどうしてもとられるかもしれませんが事実です。

IT投資の効果を説得力を持って皆さまにお伝えできるよう、自社での実証実験を積み重ねてゆきたいと思います。

 

私の知人のコンサルタントの方は、投資は景気が良いときにしておくものだとおっしゃっていました。
景気が良いときに投資を通じて固定費を削減しておけば、景気が悪くなっても従業員を切るような事態には迫られないというのです。
なるほどと思う一言でしたので、最後にご紹介させていただきました。

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藤本 繁夫
この記事を書いた人

藤本 繁夫

株式会社シナプスイノベーションの社長をしています。
時空を超え、国境を超え、業界の常識を超え、びっくりポン!なアイデアを発信します。

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