販売管理の基本は受注・出荷・売上

そもそも、販売管理とはなにか？
簡単に言ってしまえば、モノやサービスを売る業務を管理することです。

モノを売るときの、簡単な流れを見てみましょう。

①受注業務

お客様から注文を受けます。

②出荷業務

注文されたモノをお客様に送り届けます。

③売上業務

注文通りのモノをお客様に提供できたら、売上を計上します。

これで、お客様から受注して、注文どおりのモノを渡して、売上を計上することができました。
でも、これだけだといろいろと足りない気がしませんか？

「何をどう売るか」で、会社ごとに販売の流れは異なる

ひとくちに販売管理といっても、業種ごと、会社ごとに、細かい業務の流れは違います。

例えばオーダーメイドの服や一品ものの機械を売る場合、お客様から注文を受けてから、その注文に合ったモノを設計・製造します。
1つ1つの注文ごとに売るモノが違うのですから、当然値段も1つ1つ違います。
ですから、注文を受ける前に、お客様がどんなものを求めているのかを伺って、価格の見積をします。
見積の内容にお客様が納得して、正式な注文をしてくださってはじめて、受注となります。
つまり、受注業務の前に、「見積業務」があるわけです。

ちなみに、モノではなく「サービス」を売る会社でも、同じように見積業務をする場合があります。
例えばシナプスイノベーションのようなソフトウェア開発業は、お客様がどのようなソフトウェアを求めているのかご要望を聞いて、見積をします。

一方、モノを作って売る製造業でも、受注量を見込んで製品を作っておき、注文がきたら出荷する会社の場合は、受注前にあらかじめ価格が決まっていることがあります。
このときは、見積業務はありません。

また、お客様にモノを提供するときには、そのモノを"いつ"お客様に提供できるのかも重要ですよね。
この、"いつできるか"を管理するのが、「納期回答」という機能です。

「与信管理」という機能もあります。
そのお客様は、代金をちゃんと支払ってくれる、信用できる相手なのか？
万が一、お客様の会社が倒産して代金を受け取れない、なんてことにならないか？
販売する前に確認しないといけません。
お客様の信用状況に応じて、いくらまでなら売ってもいいのか、今いくら受注しているのか、過去に売った分の支払はどうなっているのかを管理します。

それから、もし海外のお客様と取引があるなら、輸出・輸入のための特別な業務も必要です。
外貨の扱い、船積管理、輸出用の注文書 "purchase order"の使用などなど、いろいろ考えられます。

販売管理では、こうして会社ごとに必要な業務を挟みながら、受注して、モノを渡して、売上を計上します。

"売る"ことはモノとお金の流れの一部

ところで、会計上の売上は計上できましたが、本物の「お金」は、まだいただけていないですね。
売っただけでは終われません。ちゃんと代金をいただかなければなりません。

基幹システムでは、会社がモノやサービスを提供する一連の業務を、次の5つに分けることが多いです。

• 「販売管理」...受注業務、出荷業務など
• 「購買管理」...発注業務、入荷業務など
• 「在庫管理」...受払業務、棚卸業務など
• 「債権管理」...売掛金未収業務、回収業務など
• 「債務管理」...買掛金未払業務、支払業務など

「お金」の回収は、販売管理にあたる売上業務の後、債権管理の業務として行います。
売上計上都度、もしくは決められた期間の売上をまとめて、お客様に請求する「請求業務」。
請求後、実際にお金を回収する「回収業務」。銀行口座への振込や手形などで行うのが一般的です。
これで、モノやサービスを提供した結果、きちんとお金が手元にやってきたことになります。

5つの分類を見て、気づいた方もいらっしゃるでしょう。
モノを売るためには、そのモノを用意しなければなりません。
卸売業や小売業では、売るモノを仕入れます。
製造業では、売る製品を作るための原材料を仕入れます。
仕入に伴う「発注業務」は、購買管理で扱います。

モノを仕入れたら、代金を支払わないといけません。
販売管理、債権管理でいう「お客様」の立場になります。
これは、債務管理の機能になります。

仕入れたモノを使うまで、作ったモノを売るまで、一時的に自分たちの会社、工場に置いておかないといけないことがあります。
何がどこにあるかわかるように置いておく。
モノが出ていったり、入ってきたりしたのを記録する。
これは在庫管理で扱います。
（ちなみに、サービスを売る企業の場合、物理的に置いておくモノがなく、「在庫管理」がないこともあります）

このように、販売管理はそれだけで独立したものではなく、モノとお金の流れの中で、他の業務と密接につながっています。

販売管理システムで、PDCAを効率化

大量のモノ、サービス、お金が流れ、巡っていく。
1,000人、10,000人の人がそこに関わる。
すべてを人間のアタマで管理するのは大変です。
そこで登場するのが、システムですよね。

販売管理システムは、基本となる受注業務、売上業務などのほか、見積業務、与信管理業務など、企業がモノを売るために必要な機能を多数備えています。

注文の情報をデータでやり取りする、「EDI」という仕組みがあります。
Electronic Data Interchangeの略で、日本語では電子データ交換といいます。
お客様からの注文、仕入先への発注を、紙伝票や電話、FAXではなく、専用の回線を通じて電子データで行うことで、業務を効率化するものです。

しかし、中小企業白書2016によると、日本の中小企業では、EDIを利用している割合は2013時点で約55％です。
ということは、紙やFAXでの注文がまだまだあるということです。

今まで挙げたのは、販売現場の毎日の業務に関わる機能です。
でも、販売管理システムが担っているのはそれだけではありません。
経営者目線で効率的な販売活動を行うために、PDCAを管理する機能、販売計画を設定する機能、販売計画と実績の差異を分析する機能などなどを搭載したシステムもあります。

シナプスイノベーションの"UM SaaS Cloud"も、販売管理の機能を備えた製造業向けクラウドサービスです。
「見積業務」、「内示受注業務」、「請求業務」、「EDI連携」などなど、いろいろな機能を備えています。
興味を持っていただけたら、UM SaaS Cloud紹介ページをご覧ください。